Workflow Client : stratégies clés et meilleures pratiques
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Workflow Client : stratégies clés et meilleures pratiques

09/09/2024Charles Kergaravat Charles Kergaravat
Workflow Client
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Dans le monde d'aujourd'hui, où les attentes des clients sont de plus en plus grandes, fournir un service client exceptionnel n'est pas seulement un avantage, c'est une nécessité. Plus de la moitié des consommateurs se tourneront vers un concurrent après une seule mauvaise expérience. Que vous soyez une startup ou une grande entreprise, la clé pour fournir un support cohérent, efficace et de haute qualité réside dans des workflows client bien défini. Mais qu’est-ce qu’un workflow client exactement et comment peuvent-ils transformer les activités de votre entreprise ?

 

Ce guide complet vous expliquera tout ce que vous devez savoir sur les workflows clients, de la compréhension de leur importance à leur optimisation pour une efficacité maximale. Que vous cherchiez à optimiser vos processus de support, à améliorer la satisfaction de vos clients ou simplement à en savoir plus sur les meilleures pratiques, vous trouverez ici des informations précieuses et des conseils pratiques.

 

Alors, si vous êtes prêt à élever votre service client à un niveau supérieur, plongeons dans l'univers des workflows clients.

Qu'est-ce qu'un workflow client ?

Les workflows clients sont des processus structurés et détaillés qui guident les équipes de service client dans la gestion des interactions avec les clients. Ces workflows définissent les actions spécifiques à effectuer à chaque étape d'une interaction, garantissant une gestion efficace et cohérente des demandes, plaintes ou requêtes.

 

L'objectif principal des workflows clients est d'optimiser les opérations, de réduire les délais de réponse et d'améliorer l'expérience client globale. En définissant des procédures claires pour des scénarios courants — comme répondre à des questions, traiter des retours ou résoudre des problèmes techniques — les workflows aident les agents à gérer les tâches plus efficacement, avec moins d'erreurs.

 

L'importance des workflows clients est cruciale. À une époque où les attentes des clients n'ont jamais été aussi élevées, avoir un workflow bien défini peut faire la différence entre fidéliser un client et le perdre au profit d'un concurrent. Les workflows garantissent que votre équipe offre un service constant, quelle que soit la personne qui gère l'interaction. Cette cohérence renforce la satisfaction, la confiance et la fidélité des clients.

 

De plus, les workflows clients permettent une meilleure utilisation des ressources. En automatisant les tâches répétitives et en fournissant des lignes directrices claires pour les problèmes complexes, les workflows libèrent du temps pour que votre équipe puisse se concentrer sur les cas prioritaires nécessitant plus d'attention. Cela se traduit par une efficacité accrue, des coûts opérationnels réduits et une meilleure capacité à faire évoluer vos opérations de support à mesure que votre entreprise se développe.

 

En résumé, les workflows clients sont indispensables pour toute entreprise souhaitant offrir un support de qualité et fiable. Ils fournissent un cadre qui permet à votre équipe de répondre aux besoins des clients rapidement et efficacement, contribuant ainsi à la satisfaction client et au succès de l'entreprise.

 

20 exemples clés de workflows client

Les workflows client peuvent varier considérablement en fonction de la nature de votre entreprise, de la complexité de vos produits ou services, et des besoins spécifiques de vos clients.

 

Les entreprises qui se concentrent sur l'expérience client peuvent bénéficier d'une augmentation de revenu impressionnante, pouvant atteindre 80%. Les workflows client sont un élément clé pour atteindre de tels résultats. Ces workflows sont des processus structurés, étape par étape, qui guident les équipes de service client dans la gestion des diverses interactions avec les clients.

 

Voici quelques exemples de workflows client communs, essentiels pour offrir un support efficace et cohérent.

 

Onboarding des nouveaux clients

Le workflow d'onboarding des nouveaux clients guide votre équipe à travers le processus d'accueil et de formation des nouveaux clients. Cela peut inclure la création de comptes, des tutoriels produits et un support personnalisé pour garantir que les clients tirent le meilleur parti de vos offres dès le début.

 

Conseil Apizee :

  • Sessions d'onboarding en temps réel : Proposez aux clients de planifier un appel vidéo pour une présentation personnalisée de votre produit ou service.
  • Démos interactives : Utilisez les appels vidéo pour démontrer en temps réel les fonctionnalités clés, en répondant aux questions au fur et à mesure.

 

Processus de retour/échange de produit

Ce workflow décrit les étapes pour gérer les retours ou échanges de produits, de la vérification de l'éligibilité du retour jusqu'au traitement des remboursements ou à l'envoi de produits de remplacement. Un processus de retour/échange bien défini aide à réduire la frustration des clients et assure une transaction fluide.

 

Conseil Apizee :

  • Inspection visuelle : Permettez aux clients de montrer l'état du produit via un appel vidéo afin d’accélérer la procédure de retour ou d’échange.
  • Assistance en direct : Proposez des appels vidéo pour aider les clients à emballer correctement l'article ou à résoudre le problème avant de le retourner.

 

Dépannage et support technique

Lorsqu'un client rencontre des problèmes techniques, le workflow de dépannage technique fournit une procédure étape par étape pour diagnostiquer et résoudre les problèmes. Ce workflow comprend souvent des procédures détaillées pour les problèmes courants, des voies d'escalade pour les problèmes complexes et la documentation des résolutions.

 

Conseil Apizee :

  • Dépannage visuel à distance : Utilisez la visio-assistance pour guider visuellement les clients à travers des étapes de dépannage complexes, réduisant ainsi les allers-retours de communication.
  • Partage d’écran : Combinez les appels vidéo avec le partage d'écran pour résoudre plus efficacement les problèmes logiciels ou techniques.

 

Gestion des comptes et demandes de facturation

Traiter les demandes des clients concernant la gestion des comptes et la facturation est crucial pour maintenir leur satisfaction. Ce workflow comprend les étapes de vérification des informations des clients, de révision des détails de facturation, de résolution des divergences et d'ajustement des comptes si nécessaire.

 

Conseil Apizee :

  • Support personnalisé : Pour les problèmes de facturation complexes, un appel vidéo peut offrir une expérience plus personnalisée, aidant à instaurer la confiance et à résoudre le problème plus efficacement.
  • Explications visuelles : Utilisez la communication vidéo pour guider les clients à travers leurs relevés de facturation ou paramètres de compte.

 

Gestion des plaintes et résolution

Le workflow de gestion des plaintes garantit que les réclamations des clients sont traitées rapidement et efficacement. Ce processus inclut généralement la reconnaissance de la plainte, l'investigation du problème, la fourniture d'une solution et le suivi pour assurer la satisfaction du client.

 

Conseil Apizee :

  • Résolution en face-à-face : Offrez une option d'appel vidéo pour les cas escaladés afin d'apporter une résolution plus personnalisée et empathique. 96% des acheteurs estiment que l'empathie des agents est importante.
  • Feedback client : Utilisez les appels vidéo pour collecter des retours détaillés des clients mécontents, aidant ainsi à mieux comprendre et résoudre leurs préoccupations.

 

Suivi des commandes et mises à jour

Pour les entreprises vendant des produits, le workflow de suivi des commandes et des mises à jour aide les clients à rester informés de l'état de leurs commandes. Ce workflow inclut les étapes pour fournir les informations de suivi, mettre à jour le statut de leurs commandes et résoudre tout problème de livraison.

 

Conseil Apizee :

  • Preuve visuelle : En cas de litige sur la livraison, les appels vidéo peuvent être utilisés pour confirmer visuellement le contenu ou l'état du colis à la réception.

 

Informations sur les produits et assistance à la vente

Lorsque les clients recherchent des informations sur des produits ou des services, le workflow d'information sur les produits et d'aide à la vente guide les agents pour qu'ils fournissent des réponses précises et utiles. Ce flux de travail peut également inclure des étapes pour recommander des produits complémentaires et faciliter les ventes.

 

Conseil Apizee :

  • Démonstrations de produit : Utilisez les appels vidéo pour offrir aux clients une démonstration en direct d’un produit, en particulier pour les articles à prix élevé.
  • Questions/Réponses interactives : Organisez des consultations vidéo pour les clients qui envisagent des produits complexes ou personnalisables.

 

Planification et gestion des rendez-vous

Ce workflow couvre le processus de planification, reprogrammation et gestion des rendez-vous des clients. Il veille à ce que les rendez-vous soient réservés efficacement, que des rappels soient envoyés et que tout changement soit communiqué au client et au prestataire de services.

 

Conseil Apizee :

  • Rendez-vous virtuels : Proposez les appels vidéo pour les rendez-vous ne nécessitant pas de visite en personne, comme les consultations ou suivis.

 

Service client via les réseaux sociaux

Avec l'importance croissante des réseaux sociaux, ce workflow aide à gérer les interactions des clients sur des plateformes comme Facebook, X et Instagram. Il inclut des étapes pour surveiller les mentions, répondre aux demandes et traiter les problèmes soulevés via les canaux sociaux.

 

Enquêtes et collecte de feedback

Réaliser des enquêtes et collecter les retours est essentiel pour comprendre la satisfaction des clients et identifier les points à améliorer. Ce workflow décrit le processus de conception d’enquêtes, leur distribution aux clients, la collecte des réponses et l’analyse des résultats.

 

Réinitialisation de mot de passe et récupération de compte

Ce workflow aide les clients ayant besoin de réinitialiser leurs mots de passe ou de récupérer l'accès à leurs comptes. Il inclut des étapes de vérification d'identité, la fourniture d'instructions pour réinitialiser le mot de passe, et la garantie que le client récupère un accès sécurisé.

 

Conseil Apizee :

  • Vérification d'identité : Utilisez les appels vidéo pour une vérification d'identité sécurisée, notamment dans les situations à haut risque.
  • Assistance en direct : Guidez les clients en temps réel via vidéo et partage d'écran pendant le processus de récupération de compte..

 

Gestion des abonnements (Upgrades, Downgrades, Annulations)

La gestion des abonnements client implique un workflow qui traite les demandes d'upgrades, de downgrades et d’annulations. Ce processus garantit que les modifications sont effectuées sans accroc, que la facturation est ajustée en conséquence, et que les clients sont informés des impacts sur leur service.

 

Conseil Apizee :

  • Stratégie de rétention : Utilisez les appels vidéo pour tenter de retenir les clients envisageant une annulation, en leur proposant des offres personnalisées ou en répondant directement à leurs préoccupations.

 

Traitement des réclamations pour articles perdus ou endommagés

Lorsque des clients signalent des articles perdus ou endommagés, ce workflow guide le processus de dépôt de réclamations, de vérification des détails, et de fourniture de remplacements ou de remboursements. Il garantit un traitement efficace des réclamations et un soutien adéquat des clients jusqu'à la résolution.

 

Conseil Apizee :

  • Preuve visuelle des dommages : Permettez aux clients de montrer les dommages via un appel vidéo, ce qui peut accélérer le traitement des réclamations et fournir des preuves claires.

 

Gestion des demandes sous garantie

Pour les produits sous garantie, ce workflow décrit les étapes de traitement des réclamations. Cela inclut la vérification du statut de la garantie, l’évaluation du problème, la proposition d’options de réparation ou de remplacement, et le soutien au client tout au long du processus.

 

Conseil Apizee :

  • Inspection des produits : Utilisez les appels vidéo pour inspecter les produits et vérifier leur éligibilité à la garantie, résolvant potentiellement les problèmes sans nécessiter l'envoi du produit.
  • Réparations guidées : Si possible, guidez les clients via des réparations mineures par vidéo, évitant ainsi la nécessité d'une réclamation de garantie.

 

Cross-Selling and Upselling lors des interactions de support

Ce workflow identifie les opportunités d’offrir des produits ou services supplémentaires lors des interactions avec les clients. Il fournit des lignes directrices sur quand et comment proposer des mises à niveau ou des options complémentaires, augmentant ainsi la valeur pour le client.

 

Conseil Apizee :

  • Échanges interactifs : Lors des appels de support, les agents peuvent utiliser la visio pour montrer des produits ou services complémentaires, rendant ainsi la vente croisée ou incitative plus efficace.

 

Gestion des clients VIP ou prioritaires

Le traitement des clients VIP ou prioritaires nécessite un workflow spécialisé garantissant que ces clients à forte valeur ajoutée reçoivent un service personnalisé et rapide. Ce workflow inclut généralement un accès direct à des agents de support senior, des temps de réponse accélérés et des solutions sur mesure.

 

Conseil Apizee :

  • Support vidéo exclusif : Offrez aux clients VIP la possibilité de se connecter directement avec des agents seniors via appel vidéo pour une expérience de service plus personnalisée et premium.
  • Renforcement des relations en face-à-face : Utilisez les appels vidéo pour renforcer les relations avec les clients à forte valeur.

 

Informations et support pour les rappels de produits

En cas de rappel de produit, ce workflow garantit que les clients sont informés rapidement et reçoivent des instructions claires sur les mesures à prendre. Il inclut des étapes pour communiquer les détails du rappel, offrir des remplacements ou des remboursements, et suivre la résolution.

 

Conseil Apizee :

  • Updates en direct : Utilisez les appels vidéo pour informer les clients des procédures de rappel, surtout si le rappel est complexe ou peut affecter la sécurité.
  • Confirmation visuelle : Confirmez que les instructions de rappel sont correctement suivies via vidéo, assurant ainsi la conformité.

 

Traitement des remboursements

Le traitement des remboursements est un workflow crucial pour gérer les demandes de remboursement. Ce workflow comprend la vérification de l’éligibilité du remboursement, le traitement du paiement, et l’information continue du client tout au long du processus.

 

Conseil Apizee :

  • Vérification visuelle : Dans les cas où un remboursement dépend de l’état du produit, les appels vidéo peuvent être utilisés pour vérifier l’état du produit avant de procéder au remboursement.

 

Routage du support multilingue

Pour les entreprises servant une clientèle diversifiée, le workflow de routage multilingue garantit que les clients sont connectés avec des agents parlant leur langue. Ce workflow inclut des étapes pour identifier les préférences linguistiques et diriger la demande en conséquence.

 

Workflow du panier d’achat

Le workflow du panier d’achat gère le processus d’assistance aux clients ayant des problèmes avec leur panier en ligne. Cela inclut le dépannage des problèmes de paiement, la fourniture de recommandations de produits, et la garantie d’un processus de paiement sans accroc.

Shopping personnalisé en ligne

Les composants clés des workflows client efficaces

Pour créer des workflows client efficaces, plusieurs composants essentiels doivent être soigneusement intégrés dans la conception et l'exécution de ces processus. Ces éléments garantissent que les workflows sont non seulement efficaces, mais aussi capables d’offrir une expérience client de qualité. Investir dans une approche centrée sur le client peut générer jusqu'à 700% de ROI en 12 ans, selon Forrester.

 

Voici les éléments essentiels qui contribuent au succès des workflows client :

 

Automatisation et intégration de l'IA

L’automatisation et l’intelligence artificielle (IA) jouent un rôle crucial dans l'amélioration des workflows client en simplifiant les tâches répétitives et en réduisant les délais de réponse. Les systèmes automatisés peuvent gérer les demandes courantes, traiter des transactions et fournir des réponses instantanées, libérant ainsi les représentants du service client pour des problèmes plus complexes. Par exemple, les chatbots IA peuvent offrir une assistance 24/7, répondre aux questions fréquentes et transférer les cas aux agents humains si nécessaire. En intégrant l’automatisation et l'IA, les entreprises peuvent garantir un service plus rapide et précis tout en réduisant les coûts opérationnels.

 

Base de connaissances centralisée

Une base de connaissances centralisée est un référentiel d’informations qui aide à la fois les représentants du service client et les clients. Elle contient des documents détaillés, des FAQ, des guides de dépannage et des meilleures pratiques. Une base de connaissances bien organisée permet aux agents d’accéder rapidement à des informations pertinentes, ce qui accélère la résolution des problèmes clients. Pour les clients, une base de connaissances en libre-service permet de trouver des réponses et des solutions de manière autonome, améliorant ainsi leur expérience tout en réduisant le besoin de contacter directement le support.

 

Support omnicanal

Le support omnicanal consiste à offrir une expérience client fluide à travers plusieurs canaux, notamment par téléphone, e-mail, chat, réseaux sociaux, et plus encore. Les workflows client efficaces doivent intégrer ces différents canaux pour garantir que les clients reçoivent un support cohérent, quel que soit leur mode de communication préféré. Le support omnicanal permet des transitions plus fluides entre les canaux et offre une vue unifiée des interactions clients, ce qui aide à fournir un service personnalisé et efficace.

 

Surveillance et analyse en temps réel

La surveillance et l’analyse en temps réel sont essentielles pour suivre la performance des workflows client et identifier les domaines à améliorer. En analysant des indicateurs clés tels que les délais de réponse, les taux de résolution et les scores de satisfaction client, les entreprises peuvent obtenir des informations sur l'efficacité de leurs workflows. Les données en temps réel permettent également aux équipes de service client de prendre des décisions éclairées, de réagir rapidement aux problèmes émergents et d’affiner en permanence leurs processus pour améliorer la qualité du service.

 

Rôles et responsabilités clairs

Définir des rôles et des responsabilités clairs au sein des workflows client permet de s’assurer que les tâches sont traitées efficacement et par les bonnes personnes. Chaque workflow client doit préciser qui est responsable à chaque étape, depuis le premier contact jusqu'à la résolution finale. Cette clarté aide à éviter les confusions, réduit le risque d'erreurs et garantit que les clients reçoivent un support constant et fiable.

 

Feedback et amélioration continue

Collecter les retours d’information des clients et des agents est essentiel pour affiner et améliorer les workflows client. Solliciter régulièrement des retours permet d’identifier les points de friction, de repérer des opportunités d’amélioration et de garantir que les workflows restent efficaces pour répondre aux besoins des clients. Mettre en place un processus d'amélioration continue permet aux entreprises de s'adapter aux attentes changeantes des clients, d’intégrer de nouvelles technologies et de faire face de manière proactive aux défis émergents.

Feedback Client

Comment créer un workflow client

Créer un workflow client efficace nécessite une approche stratégique qui non seulement cartographie les étapes à suivre, mais identifie aussi les lacunes dans les processus actuels et exploite les technologies clés.

 

Suivez ces étapes pour créer des workflows qui améliorent l'efficacité, augmentent la satisfaction client et optimisent votre service :

 

Étape 1 : Identifier les interactions courantes et repérer les processus défaillants

Commencez par analyser les types d'interactions clients que votre entreprise gère le plus souvent, telles que les demandes d'information, les demandes de support et les réclamations. Repérez également les processus défaillants ou les lacunes qui pourraient nuire à l'efficacité.

 

Posez-vous les questions suivantes :

  • Proposez-vous des options de self-service à vos clients ? Évaluez si ces options réduisent efficacement le volume de contacts avec les agents et répondent aux besoins des clients.
  • Les clients peuvent-ils facilement réaliser des demandes ou trouver des réponses par eux-mêmes ? Assurez-vous que vos outils de self-service sont simples à utiliser et complets.
  • Les demandes des clients sont-elles dirigées vers les agents appropriés ? Vérifiez si elles sont acheminées vers les agents ayant les bonnes compétences et la disponibilité nécessaire.
  • Avez-vous une visibilité en temps réel sur les indicateurs de performance et les SLA ? Mettez en place des outils pour suivre les performances et assurer le respect des accords de niveau de service (SLA).
  • Les problèmes complexes sont-ils gérés efficacement ? Envisagez d'utiliser des outils d'engagement visuel, comme le partage d'écran et la visio-assistance, pour fournir un support interactif pour les problèmes complexes. Ces outils aident les agents à mieux comprendre les problèmes des clients et à les résoudre en temps réel.

 

Étape 2 : Cartographier le processus de workflow

Une fois que vous avez identifié les interactions courantes et les lacunes, cartographiez le processus de workflow pour chaque type d'interaction client. Cela implique de décrire les étapes du début à la fin, en créant des diagrammes détaillés. Des outils tels que Miro peuvent être utiles pour la cartographie des processus. Assurez-vous de couvrir tous les scénarios, y compris les cas particuliers.

 

Réfléchissez à la façon dont les processus se déroulent, de l'engagement client à la résolution :

  • Engagement des clients : Évaluer si les agents disposent d'espaces de travail permettant une résolution automatisée des problèmes et s'ils sont guidés dans les étapes du processus spécifiques à chaque cas.
  • Activités des clients : Déterminez si les problèmes complexes nécessitant la contribution d'autres services sont bien gérés et s'il y a une visibilité sur l'attribution et l'état des tâches.

 

Étape 3 : Mettre en place les bons outils et technologies

Choisissez et intégrez des outils et technologies qui soutiennent vos workflows et en améliorent l'efficacité. Assurez-vous que les outils sélectionnés, comme les systèmes CCaaS, CRM et logiciels de helpdesk, répondent aux exigences spécifiques de vos workflows, notamment la gestion des tickets, les réponses automatisées ou le support multicanal. Par exemple, ServiceNow propose des solutions complètes pour automatiser les tâches, gérer les incidents et suivre les performances.

 

Voici quelques éléments clés à prendre en compte lors du choix des outils :

  • Automatisation et intégration IA : Automatisez les tâches répétitives et utilisez l'IA pour des réponses instantanées et une gestion efficace des cas.
  • Gestion des services sur le terrain : Si votre service implique des interventions sur site, assurez-vous que les outils peuvent mettre à jour les plannings en temps réel, attribuer la bonne personne à chaque tâche et fournir les informations et équipements nécessaires aux équipes de terrain.
  • Activités des clients : Utilisez des outils qui permettent une visibilité sur les attributions de tâches et les performances des équipes, et analysez les performances passées pour identifier les opportunités d'automatisation.

 

Étape 4 : Former votre équipe de service client

Des workflows efficaces reposent sur des équipes bien formées. Fournissez une formation complète pour vous assurer que votre équipe comprend les workflows, les outils et les technologies. La formation doit inclure :

  • Processus de workflow : Des instructions détaillées sur chaque étape du workflow et la manière de gérer les différents scénarios.
  • Utilisation des technologies : Formation sur les outils et logiciels spécifiques utilisés dans vos workflows.

 

Étape 5 : Surveiller et améliorer en continu

Après la mise en place, surveillez en continu les performances de vos workflows. Utilisez des analyses en temps réel et les retours clients pour évaluer leur efficacité. Les domaines clés à évaluer incluent :

  • Indicateurs de performance : Suivez les temps de réponse, les taux de résolution et les scores de satisfaction client.
  • Amélioration des processus : Revoyez régulièrement les workflows pour corriger les inefficacités et vous adapter aux besoins changeants des clients ou aux nouveaux problèmes.

Conseil Apizee : Découvrez 14 KPI de service client que vous devriez mesurer, y compris la façon de calculer vos propres indicateurs et d'améliorer chacun d'entre eux.

 

Étape 6 : Éliminer les silos

Pour maximiser l'efficacité de vos workflows client, il est essentiel d’éliminer les silos au sein de votre organisation. Les modèles traditionnels isolent souvent le service client des autres départements, ce qui oblige à compter sur des e-mails, appels ou messages instantanés pour solliciter l’aide d’autres équipes. Cette approche peut manquer de traçabilité et de responsabilité. Voici comment briser ces silos :

  • Intégrer les équipes : Assurez-vous que le service client est connecté avec d'autres départements, tels que les ventes, le marketing et les services sur le terrain. Cette intégration favorise une meilleure communication et collaboration.
  • Centraliser l’information : Mettez en place des systèmes qui centralisent l'information et la rendent accessible à toutes les équipes. Cela réduit le besoin de communications fragmentées et garantit que chacun a accès aux mêmes données.
  • Promouvoir la responsabilité : Établissez des protocoles clairs sur la manière dont les équipes doivent collaborer et résoudre les problèmes. Assurez-vous que les rôles et responsabilités sont bien définis pour maintenir la traçabilité et la responsabilité.
Solution service client

Maîtriser les workflows client complexes

Bien que certains workflows clients puissent être automatisés ou gérés via des options de self-service, la gestion des problématiques complexes nécessite des stratégies et des outils avancés. Passer du stade où l'on demande aux clients de décrire leurs problèmes (« Dites-moi ce que vous voyez ») à celui où l'on les observe directement et où l'on interagit avec eux (« Montrez-moi ce que vous voyez ») met en évidence le besoin croissant d'un support visuel amélioré. La visio-assistance est devenue un outil essentiel dans cette transformation, en particulier lorsqu'elle est combinée au rôle du « super agent » — un spécialiste hautement qualifié capable de traiter des problèmes complexes.

 

Le rôle du super agent

Le « super agent » est essentiel pour la gestion des workflows complexes. Ces agents se distinguent par :

  • Compétences avancées et formation spécialisée : les super agents ont une connaissance approfondie et une expertise dans la résolution de problèmes complexes. Leur formation spécialisée leur permet de résoudre des problématiques qui dépassent le cadre du support standard.
  • Représentants assistés par l'IA : les super agents bénéficient des technologies d’IA qui fournissent des analyses prédictives, automatisent les tâches courantes et offrent des informations détaillées sur les comptes clients et les interactions passées. Cette assistance permet de délivrer un support personnalisé et efficace.
  • Utilisation d'outils avancés : les super agents sont équipés de plateformes de visio-assistance et de bases de connaissances étendues, leur permettant de fournir un support de haute qualité.

 

Quand utiliser les appels vidéo

Les appels vidéo sont particulièrement utiles pour les scénarios impliquant des problématiques complexes ou visuelles. Voici les moments où les intégrer dans vos workflows :

  • Support technique : les appels vidéo permettent aux agents de visualiser les problèmes techniques directement, facilitant un diagnostic plus précis et des résolutions plus rapides.
  • Dépannage complexe : utilisez les appels vidéo pour guider les clients à travers des étapes de dépannage détaillées, garantissant qu’ils suivent correctement les instructions pour résoudre les problèmes.
  • Réduction des interventions sur site : en résolvant les problèmes complexes via des appels vidéo, vous pouvez réduire la nécessité des déplacements de technicien. Cela permet de gagner du temps, d'économiser des ressources et d'accélérer la résolution.

 

Avantages de la visio-assistance dans le service client

L'intégration des appels vidéo dans votre stratégie de support présente plusieurs avantages :

  • Meilleure compréhension : en voyant le problème, les agents obtiennent une meilleure compréhension, réduisant ainsi les risques de mauvaise communication et accélérant la résolution.
  • Amélioration de l'expérience client : l’interaction visuelle en temps réel ajoute une dimension personnelle au service client, renforçant le sentiment de soutien et de valorisation chez le client. 81% des agents disent que les clients attendent désormais un traitement plus personnalisé.
  • Résolution efficace des problèmes : les agents peuvent fournir des solutions immédiates et adaptées en observant directement les problèmes, ce qui conduit à des résolutions plus rapides et précises.
  • Réduction des malentendus : les appels vidéo aident à minimiser les incompréhensions qui peuvent survenir avec une communication uniquement textuelle ou vocale, renforçant l'efficacité globale.

 

Combiner l'expertise d'un super agent avec les avantages des appels vidéo crée une synergie puissante dans la gestion des workflows clients complexes. Cette combinaison gagnante garantit non seulement une satisfaction exceptionnelle des clients, mais ouvre également des opportunités de vente additionnelle.

Conclusion

Des workflows clients efficaces sont essentiels pour offrir un support de qualité et répondre aux attentes élevées des consommateurs d’aujourd’hui. En comprenant et en mettant en œuvre des workflows bien structurés, les entreprises peuvent gérer une variété d'interactions clients de manière plus efficace. Qu'il s'agisse de l'onboarding des nouveaux clients, du support technique, de la gestion des réclamations ou du traitement des retours, un workflow client bien conçu garantit que chaque interaction est traitée de manière fluide et efficace.

 

Avec 80% des clients qui affirment que l’expérience qu’une entreprise offre est tout aussi importante que ses produits ou services, n'attendez plus. Commencez dès aujourd'hui à optimiser vos workflows client pour atteindre des résultats exceptionnels et assurer la satisfaction à long terme de vos clients.

Aller plus loin

Commencez à transformer vos workflows clients avec Apizee pour fournir un support exceptionnel et créer de nouvelles opportunités pour votre entreprise.

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