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Optimisez vos processus avec des workflows efficaces

10/09/2024Charles Kergaravat

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Êtes-vous toujours en train de réaliser trop de tâches manuelles à la main ? Et si la mise en place d’un workflow pouvait vous faire gagner du temps, de l’argent et vous épargner bien des maux de tête ?

Aujourd'hui, l'efficacité et l'optimisation des ressources sont essentielles, et le concept de workflow est devenu un outil incontournable pour les entreprises. Que vous soyez une petite entreprise ou une grande organisation, un workflow bien structuré peut transformer la façon dont vous travaillez au quotidien.

Mais qu’est-ce qu’un workflow exactement ? Comment peut-il profiter à votre entreprise, et quelles sont les différentes approches pour automatiser vos processus ? Explorons ensemble le monde des workflows et découvrons comment ils peuvent aider votre entreprise à gagner en productivité et en efficacité.

Qu’est-ce qu'un workflow ?

Un workflow, aussi appelé flux de travaux ou flux opérationnel, est une série d’étapes liées au traitement des données. Dans sa définition la plus simple, le workflow représente la modélisation et la gestion des tâches à accomplir ainsi que des différents acteurs impliqués dans la réalisation d’un processus métier ou opérationnel. Il s’agit de la modélisation des processus métiers et de la gestion des processus pour garantir que chaque tâche est exécutée de manière efficace et structurée.

Les workflows se concentrent spécifiquement sur les données et sont souvent pilotés par des documents et des rapports. Contrairement aux processus généraux, les workflows ne sont pas nécessairement répétables : ils peuvent varier en fonction du contexte ou des exigences spécifiques de chaque situation. Dans la grande majorité des organisations et entreprises, un workflow, ou circuit de validation, consiste à fournir à chaque acteur les informations nécessaires, les modalités de validation, les processus, les délais, et même les règles métiers.

Aujourd'hui, 94 % des entreprises réalisent encore des tâches répétitives et chronophages. L'automatisation de ces workflows a amélioré les conditions de travail de 90 % des travailleurs du savoir et augmenté la productivité de 66% d'entre eux. Ces statistiques montrent clairement l'impact positif que peut avoir l'intégration de workflows automatisés dans une organisation.

Il existe plusieurs types de workflows : certains sont entièrement basés sur l’humain, d'autres sont principalement pilotés par des systèmes automatisés, et d’autres encore se situent quelque part entre les deux. Chaque fois que des données transitent entre deux entités ou systèmes, il s’agit probablement d’un workflow. Ce dernier vise à optimiser l’utilisation des ressources et à améliorer la productivité tout en réduisant les erreurs et les inefficacités.

Quels sont les avantages de l’utilisation d’un workflow ?

L’utilisation d’un workflow présente de nombreux avantages pour les entreprises, qu’il s’agisse de petites organisations ou de grandes multinationales. En structurant et en automatisant les tâches, un workflow permet de gagner en efficacité, de réduire les erreurs, et d’améliorer la collaboration entre les équipes.

Voici les principaux avantages d’un workflow :

Amélioration de l'efficacité et de la productivité : En automatisant les tâches répétitives, un workflow libère du temps pour les employés, leur permettant de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Cela se traduit par une augmentation significative de la productivité. En fait, l’automatisation des workflows est en passe de devenir un avantage stratégique majeur, avec 75 % des entreprises déclarant un avantage concurrentiel significatif.
Réduction des erreurs et des risques : Un workflow bien défini standardise les processus, ce qui réduit le risque d'erreurs humaines. En garantissant que chaque tâche est effectuée de manière cohérente et selon des protocoles établis, les erreurs sont considérablement réduites, ce qui améliore la qualité des produits et services.
Meilleure gestion du temps : Les workflows permettent de gérer les délais plus efficacement en définissant des étapes claires et des responsabilités précises. Cela facilite la planification et le respect des délais, réduisant ainsi les retards et les interruptions.
Transparence et traçabilité accrues : Grâce aux workflows, chaque étape du processus est documentée et suivie, offrant une meilleure visibilité sur les tâches en cours et celles à venir. Cela permet une plus grande transparence et facilite les audits internes et externes.
Optimisation de la collaboration et de la communication : En fournissant une feuille de route claire pour chaque projet, les workflows améliorent la communication entre les équipes et les départements. Chaque membre de l'équipe sait ce qui est attendu de lui et à quel moment, ce qui réduit les malentendus et renforce la collaboration.
Flexibilité et adaptabilité : Les workflows peuvent être facilement ajustés en fonction des besoins changeants de l'entreprise, permettant aux organisations de s'adapter rapidement aux nouvelles conditions de marché, aux opportunités ou aux défis.

En somme, les workflows permettent non seulement de rationaliser les processus d'entreprise, mais ils offrent également un avantage stratégique en optimisant les ressources et en facilitant une prise de décision plus rapide et plus informée.

Quels sont les différents types de workflow ?

Les workflows peuvent être classifiés en plusieurs types, chacun adapté à des besoins et contextes spécifiques. Voici un aperçu des principaux types de workflows que l'on rencontre généralement dans les organisations :

Workflow séquentiel
Workflow parallèle
Workflow conditionnel
Workflow automatisé
Workflow hybride
Workflow ad hoc

Passons en revue chacun de ces types plus en détail :

Workflow séquentiel

Le workflow séquentiel suit un ordre précis et linéaire où chaque étape doit être complétée avant que la suivante ne commence. Il est particulièrement adapté aux processus simples et bien définis, comme la révision et l'approbation de documents. Ce modèle garantit que chaque tâche est effectuée dans une séquence spécifique, assurant ainsi la qualité et la conformité du processus.

Workflow parallèle

Le workflow parallèle permet l'exécution simultanée de plusieurs tâches. Ce type est idéal pour les projets complexes où diverses activités doivent se dérouler en même temps, comme dans les projets de développement ou les campagnes marketing. En permettant plusieurs équipes ou départements de travailler de manière conjointe, ce modèle accélère le processus global et réduit les délais.

Workflow conditionnel

Les workflows conditionnels sont basés sur des décisions ou des conditions spécifiques qui déterminent le chemin du processus. Par exemple, un workflow de demande de congés peut comporter des étapes différentes selon le type de congé ou le nombre de jours demandés. Ce modèle offre une grande flexibilité en adaptant le processus aux besoins et aux situations particulières de chaque cas.

Workflow automatisé

Le workflow automatisé utilise des outils numériques pour automatiser les tâches, réduisant ainsi l'intervention humaine et les risques d'erreurs. Il est souvent employé pour des processus répétitifs et standardisés, comme le traitement des factures ou la gestion des commandes. L’automatisation permet de gagner du temps, d’optimiser les ressources et d’améliorer l’efficacité opérationnelle.

Workflow hybride

Les workflows hybrides combinent des éléments de workflows manuels et automatisés. Par exemple, un processus peut automatiser la collecte et le traitement des données, tout en nécessitant une validation humaine pour les étapes finales. Ce modèle est utile pour les processus qui bénéficient de l'efficacité de l'automatisation tout en nécessitant une supervision humaine pour certaines tâches critiques.

Workflow ad hoc

Le workflow ad hoc est créé pour répondre à des besoins spécifiques ou temporaires. Contrairement aux workflows standardisés, il est flexible et s'adapte aux exigences particulières d’un projet ou d’une situation exceptionnelle. Ce type de workflow est souvent utilisé pour gérer des tâches uniques ou des projets avec des exigences spécifiques qui ne correspondent pas aux processus habituels.

Chacun de ces types de workflows a ses propres caractéristiques et avantages, et le choix du modèle approprié dépend des objectifs et des besoins spécifiques de l'organisation.

L’historique du workflow dans l’entreprise moderne

L’évolution des workflows dans l’entreprise moderne reflète l'évolution technologique et les innovations en gestion qui ont marqué les dernières décennies. Voici un aperçu de cette évolution, depuis ses débuts jusqu'à son rôle actuel dans les entreprises.

Les débuts avec Frederick Taylor et Henry Gantt

Les origines des workflows modernes peuvent être tracées jusqu'à Frederick Taylor, ingénieur mécanicien dont les théories de gestion scientifique ont posé les bases de la gestion des processus. Taylor a cherché à améliorer l’efficacité industrielle en analysant empiriquement les processus de fabrication pour réduire le gaspillage et normaliser les bonnes pratiques. Ses principes de gestion scientifique ont introduit l'idée de structurer les tâches pour optimiser la production.

Henry Gantt, un autre pionnier de l’époque, a développé le célèbre diagramme de Gantt. Ce diagramme reste un outil fondamental dans la planification et le suivi des projets. Les concepts de Taylor et Gantt continuent d'influencer la gestion de projets et l'ingénierie industrielle, en offrant des méthodes systématiques pour planifier, suivre et respecter les délais et les étapes importantes.

L'ère des systèmes d'information

Avec l'émergence des ordinateurs dans les années 1960 et 1970, les entreprises ont commencé à automatiser certains aspects de leurs workflows. Ces premiers systèmes informatiques ont été principalement utilisés pour le traitement des transactions et la gestion des données. Ils ont marqué le début de l'intégration de la technologie dans la gestion des processus métier, jetant les bases pour les avancées futures.

L'essor des logiciels de gestion des processus métier (BPM)

Les années 1980 et 1990 ont vu l'essor des logiciels de gestion des processus métier (BPM). Ces outils ont permis aux entreprises de modéliser, d’automatiser et de gérer les workflows de manière plus structurée. Les systèmes BPM ont introduit des fonctionnalités telles que la visualisation des processus, la gestion des règles, et l'intégration des différents systèmes, permettant une approche plus cohérente et efficace de la gestion des processus.

La recherche opérationnelle et les techniques analytiques

Le concept de workflow a également trouvé sa place dans la recherche opérationnelle, une discipline qui applique des méthodes analytiques pour résoudre des problèmes complexes. La recherche opérationnelle utilise des techniques issues des statistiques, de la théorie des jeux et de l’intelligence artificielle pour examiner et optimiser la nature du travail. Cette approche analytique aide à résoudre des problèmes complexes en combinant les sciences de gestion avec des méthodes statistiques avancées.

L'intégration des technologies numériques

Au 21ᵉ siècle, les technologies numériques comme le cloud computing, l'intelligence artificielle et les outils low-code ont révolutionné les workflows modernes. L'automatisation et les outils de collaboration en ligne ont permis de créer des workflows plus flexibles et adaptatifs.

Les plateformes low-code permettent aux utilisateurs non techniques de concevoir et ajuster des workflows personnalisés rapidement, réduisant ainsi les coûts et le temps de développement. Parallèlement, l'IA améliore les workflows en automatisant des tâches complexes, en analysant des données en temps réel, et en optimisant les processus. Les workflows basés sur l'IA offrent une précision accrue, réduisent les erreurs, et permettent une réactivité améliorée aux changements.

En combinant ces technologies, les entreprises bénéficient d'une optimisation avancée des processus et d'une efficacité organisationnelle accrue.

Source

Exemple d'outils d'automatisation du workflow

L’automatisation des workflows peut être facilitée par divers outils conçus pour simplifier et optimiser les processus. Voici quelques exemples populaires d'outils d'automatisation du workflow :

ServiceNow

ServiceNow est une plateforme robuste qui offre une gamme complète de solutions pour la gestion des services IT, CSM, la gestion des opérations et les processus métier. Elle permet aux organisations de modéliser, automatiser, et suivre les workflows complexes grâce à ses fonctionnalités avancées telles que la gestion des incidents, la gestion des changements, et l'automatisation des processus. ServiceNow est particulièrement apprécié pour sa capacité à intégrer différents systèmes et à offrir une visibilité centralisée sur les opérations.

Zapier

Zapier est une solution d’automatisation en ligne qui permet de connecter différentes applications et services sans avoir besoin de compétences en programmation. En utilisant des « Zaps », les utilisateurs peuvent créer des automatisations entre des outils populaires comme Gmail, Slack, et Salesforce. Zapier simplifie l’automatisation des tâches répétitives en déclenchant des actions automatiques basées sur des événements spécifiques, ce qui améliore l’efficacité et réduit les erreurs humaines.

Slack

Slack, principalement connu comme une plateforme de communication collaborative, propose également des fonctionnalités puissantes pour l'automatisation des workflows grâce à ses intégrations et ses bots. Les utilisateurs peuvent automatiser des processus internes en intégrant des outils tiers, configurer des alertes et des notifications, et utiliser des workflows personnalisés pour gérer des tâches spécifiques directement depuis la plateforme. Slack permet ainsi une gestion fluide des tâches et une collaboration efficace au sein des équipes.

Ces outils, chacun avec ses propres fonctionnalités et avantages, permettent aux organisations de rationaliser leurs processus, d'améliorer la collaboration et de gagner en efficacité en automatisant des tâches répétitives et en intégrant divers systèmes.

Comment mettre en place un workflow ?

Mettre en place un workflow efficace nécessite une planification minutieuse et une compréhension claire des processus à automatiser. Voici les étapes essentielles pour mettre en place un workflow réussi :

1. Identifier les processus à automatiser

Commencez par identifier les processus ou tâches spécifiques que vous souhaitez automatiser. Analysez les opérations actuelles pour repérer les inefficacités, les goulots d'étranglement et les tâches répétitives. Déterminez les étapes qui bénéficieraient le plus de l'automatisation et qui pourraient améliorer l'efficacité globale.

2. Définir les objectifs du workflow

Clarifiez les objectifs que vous souhaitez atteindre avec le nouveau workflow. Que cherchez-vous à améliorer ? Cela peut inclure des aspects comme la réduction du temps de traitement, l'amélioration de la précision ou la simplification des opérations. Des objectifs clairs guideront la conception et la mise en œuvre du workflow.

3. Cartographier le processus

Créez un diagramme ou une carte du processus pour visualiser les différentes étapes du workflow. Incluez toutes les actions, décisions et interactions nécessaires. Cette cartographie vous aidera à comprendre comment les différentes étapes s’enchaînent et à identifier les points où l’automatisation peut intervenir efficacement.

4. Choisir les outils adaptés

Sélectionnez les outils et les technologies qui conviennent le mieux à votre workflow. Il peut s'agir de logiciels de gestion des processus métier (BPM), de plateformes d’automatisation comme Zapier, ou de solutions spécifiques à votre secteur. Assurez-vous que ces outils peuvent s'intégrer aux systèmes existants et répondre aux besoins identifiés.

5. Concevoir et configurer le workflow

Configurez le workflow en définissant les règles, les déclencheurs et les actions automatiques. Utilisez les outils choisis pour créer des automatisations qui reflètent les étapes cartographiées. Testez le workflow en conditions réelles pour vous assurer qu'il fonctionne comme prévu et qu'il répond aux objectifs fixés.

6. Former les utilisateurs

Assurez-vous que les personnes qui utiliseront le workflow comprennent bien son fonctionnement. Organisez des sessions de formation pour expliquer les nouvelles procédures, les outils utilisés et les attentes. Une formation adéquate garantit une adoption fluide et une utilisation efficace du workflow.

7. Suivre et évaluer la performance

Une fois le workflow en place, surveillez ses performances pour évaluer son efficacité. Utilisez des indicateurs clés de performance (KPI) pour mesurer des aspects tels que le temps de traitement, la qualité des résultats et la satisfaction des utilisateurs. Collectez des feedbacks pour identifier les points à améliorer.

8. Ajuster et optimiser

Basez-vous sur les données recueillies et les retours d’expérience pour ajuster et optimiser le workflow. L'amélioration continue est essentielle pour s'adapter aux changements dans les besoins et les conditions opérationnelles. Mettez en place un processus de révision régulière pour assurer que le workflow reste efficace et pertinent.

En suivant ces étapes, vous pouvez mettre en place un workflow qui optimise les processus, améliore l'efficacité et répond aux besoins spécifiques de votre organisation.

Conclusion

En somme, l’implémentation d’un workflow efficace est essentielle pour toute organisation cherchant à optimiser ses processus, réduire les erreurs, et gagner en productivité. Que ce soit en automatisant les tâches répétitives, en utilisant des outils performants comme ServiceNow, Zapier, ou Slack, ou en intégrant des technologies modernes telles que l’IA et les plateformes low-code, les workflows jouent un rôle crucial dans l'amélioration de la gestion des opérations.

Cependant, au-delà des gains d’efficacité internes, l'un des aspects les plus stratégiques d'un workflow est son application dans la gestion de la relation client. Un workflow client bien conçu peut transformer l'expérience client, renforcer la satisfaction, et accroître la fidélité à long terme.

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