5 conseils pour réussir vos rendez-vous à distance

La démocratisation du télétravail et des outils de visioconférence au sein des entreprises ces dernières années constitue un vrai bouleversement des mœurs, autant dans la capacité à s’adapter mentalement à ce nouveau mode de travail qu’à conserver son efficacité loin des échanges physiques habituels. Vous avez réussi à décrocher un rendez-vous avec votre prospect grâce à votre excellente prospection commerciale. Il serait dommage de le rater. Nous avons donc détaillé pour vous 5 conseils pratiques pour réussir au mieux vos rendez-vous commerciaux à distance, un point clef essentiel pour booster le chiffre d’affaires de votre entreprise.

1. Fixez-vous des objectifs

Quelle est la finalité de mon rendez-vous ? Comment vais-je y parvenir ?

Vous devez vous poser toutes ces questions, c’est essentiel pour le bon déroulement de votre entretien commercial.

Par exemple, demandez-vous si vous souhaitez simplement créer une relation de confiance avec votre prospect. Ou bien alors vous si vous voulez repartir avec un contrat à la fin de l’entretien. Ou encore obtenir un rendez-vous physique avec celui-ci. Il existe une infinité d’objectifs quand on est en visioconférence.

Vous pouvez en avoir plusieurs pour un seul et même rendez-vous. Mais attention à ne pas s’y perdre ! Gardez vos objectifs en tête, hiérarchisez-les par ordre de priorité et répartissez-les sous forme de paliers. Établissez une « guideline » pour votre entretien et listez les différentes étapes qui doivent vous mener à votre objectif principal.

Un objectif de réussi, c’est un nouveau palier de franchi ! Super pour la motivation, non ?

2. Préparez votre pitch

Personnaliser et structurer les arguments

C’est une étape primordiale de votre entretien pour augmenter vos chances d’atteindre vos objectifs.

La visioconférence permet d’avoir une force de persuasion beaucoup plus élevée que par téléphone. Mais pour cela, elle demande une préparation plus soutenue de son pitch. Bien préparer votre rendez-vous vous donnera une image professionnelle et crédible. Le prospect verra que vous maîtrisez votre sujet et sera plus attentif à vos propos.

Renseignez-vous au maximum sur votre interlocuteur en amont de votre rendez-vous. Personnalisez votre pitch, votre prospect adorera ! Pensez aussi à définir une ligne directrice et un programme que vous pourrez énoncer à votre client dès le début du rendez-vous. Cela vous aidera à mieux garder l’attention et la concentration de votre interlocuteur.

Structurer un rendez-vous commercial

Dans un premier temps, instaurez une phase d’échange avec votre client afin de pouvoir comprendre sa problématique, ses objectifs et ses points de douleur. Par la suite, démontrez-lui comment vous pouvez répondre à ses besoins.

• Présentez-vous, démontrez votre valeur ajoutée dès le début de l’appel en visio pour accrocher votre interlocuteur. Montrez que vous êtes indispensable, différenciez-vous des autres tout en restant clair.

• Soignez votre présentation commerciale. Soyez précis, clair et concis. Utilisez des mots-clefs pour capter l’attention. Attention cependant à bien respecter le planning que vous vous êtes fixé au départ !

• Préparez les étapes qui vont succéder votre rendez-vous, donnez de la visibilité à votre client.

• Prévoyez différentes conclusions pour votre entretien. Idéalement, ne finissez pas votre entretien sans savoir où en est votre client dans sa réflexion d’achat et adaptez votre conclusion en fonction de sa maturité. S’il n’est pas intéressé, demandez-lui à quelle échéance. S’il n’est pas décisionnaire, demandez-lui les coordonnées du bon décideur. S’il émet des doutes, traitez ses objections. S’il est prêt à avancer, faites lui une proposition.

• Si vous avez prévu d’envoyer une proposition commerciale à la suite de votre entretien, indiquez-le à votre client et ne tardez pas à le faire, cela serait un manque de professionnalisme.

L’essentiel d’un rendez-vous de vente en visio

On ne prépare pas un rendez-vous en visio comme on prépare un rendez-vous téléphonique !

Certes, les échanges oraux sont à quelques détails près identiques au téléphone et en physique. Cependant, la visio apporte un élément supplémentaire à prendre en compte pour votre rendez-vous : le langage non verbal. La personne vous voit, voit vos gestes, voit qui vous êtes. Un réel avantage qui peut aussi rapidement devenir un inconvénient s’il n’est pas maîtrisé.

Veillez donc à utiliser les bons gestes, vous êtes face caméra et une partie de votre pitch va passer par la communication non verbale. Fixez votre caméra pour regarder “dans les yeux” votre interlocuteur. Vos gestes doivent être en symbiose avec vos propos. L’image que vous rejetez est un facteur clef de réussite de votre rendez-vous.

La visio est un réel atout pour réussir vos entretiens commerciaux à distance puisque 55% de la mémorisation de votre message passe par le langage du corps chose que vous ne pouvez pas avoir pendant un rendez-vous téléphonique.

3. Préparez votre environnement

Faire bonne impression durant un rendez-vous commercial

Faire bonne impression lors d’un rendez-vous commercial est essentiel dans la prise de décision finale de votre prospect ! L’utilisation de la caméra apporte un réel changement dans la préparation de votre environnement. En effet, vous devrez tenir compte non seulement de ce qui est auditivement perceptible, mais aussi et surtout de ce qui l’est visuellement.

Pour que votre rendez-vous à distance se déroule dans les meilleures conditions, préparez donc un environnement adapté :

• Assurez-vous d’avoir une connexion internet stable
• Vérifiez si votre caméra fonctionne correctement et si la luminosité de votre environnement est correcte
• Ajustez votre position afin d’adopter une posture professionnelle face à votre client
• Veillez à porter une tenue vestimentaire professionnelle (le client verra que vous portez un intérêt à votre entretien)
• Placez-vous devant un arrière-plan vierge ou choisissez un arrière-plan virtuel adapté à votre marque
• Privilégiez un lieu calme

Maitriser son discours commercial et ses outils de vente

Pour votre rendez-vous à distance, utilisez des outils que vous maîtrisez afin de pouvoir avoir une certaine fluidité dans votre discours, vos gestes et les supports visuels que vous souhaitez afficher.

Connectez-vous 5 minutes en avance dans la salle de réunion virtuelle pour tester votre matériel, vérifier le son, la vidéo et le chat (une panne de micro lors de l’arrivée de votre client serait mal venue…).

Pour votre rendez-vous à distance, utilisez des outils que vous maîtrisez afin de pouvoir avoir une certaine fluidité dans votre discours, vos gestes et les supports visuels que vous souhaitez afficher.

Connectez-vous 5 minutes en avance dans la salle de réunion virtuelle pour tester votre matériel, vérifier le son, la vidéo et le chat (une panne de micro lors de l’arrivée de votre client serait mal venue…).

4. Profitez des fonctionnalités collaboratives de la visio

Garder l’attention de son interlocuteur

Durant votre rendez-vous, votre défi principal va être de garder l’attention de votre interlocuteur. La visio apporte de nombreuses fonctionnalités qui vous seront utiles dans cette tâche !

• Le partage d’écran est un réel atout pour votre rendez-vous à distance. Il vous servira autant pour faire une « démo » de votre produit en temps réel que pour présenter une suite de slides avec des graphiques, des chiffres clefs, des documents, des interfaces, etc. Cela va venir compléter vos propos et favoriser l’attention et la compréhension du client.

• Vous pouvez également utiliser le tableau blanc. Grâce à lui, vous pouvez prendre des photos à distance de documents ou de justificatifs, ainsi que faire des annotations que votre interlocuteur voit en temps réel.

• Le partage instantané est un facteur clef de succès de vos entretiens à distances. En visio, vous avez la possibilité de transférer des fichiers en temps réel (documents, vidéos, photos, formulaires à remplir…) ainsi que d’envoyer des messages instantanés (dans le chat). Très utile pour partager par exemple des URL avec des articles intéressants en lien avec votre argumentaire, le lien d’un portail client, d’un document utilisateur, une vidéo ou bien encore un lien de prise de RDV.

• Enfin, les outils de visioconférence embarquent très souvent un système d’enregistrement. Cela vous permettra de pouvoir revenir à tout moment sur votre rendez-vous, voir si le scénario que vous avez prévu s’est bien déroulé, déterminer les KPI de votre entretien et voir si vous avez bien eu des moments d’échanges avec le client, si vous lui avez laissé assez d’espace pour s’exprimer (pensez à bien demander le consentement du client).

Accorder de l’attention au client

Instaurez régulièrement des moments d’échange avec votre interlocuteur, impliquez-le dans le rendez-vous, demandez-lui régulièrement son feedback afin de pouvoir adapter au mieux les supports que vous allez lui présenter.

Ne négligez pas cette étape ! Les clients attendent des plus en plus que leurs interlocuteurs commerciaux fassent preuve de considération et d’empathie à leur égard. En effet, 53% des personnes pensent que les entreprises qui collectent des feedbacks de la part des clients n’agissent pas de manière à les prendre en compte. C’est donc un point clef pour la réussite de votre rendez-vous commercial à distance.

5. Rassurez et prenez soin de votre client

Même si la visio est désormais entrée dans les mœurs, il est toujours important de rassurer le client sur ce nouveau canal de communication et d’éliminer tous les freins pour qu’il soit aussi à l’aise que sur un rendez-vous physique.

Voici quelques conseils à appliquer lors de votre entretien :

• Soignez l’invitation, personnalisez-la au maximum ! Précisez bien le déroulement de l’entretien, veiller à mettre le lien de redirection vers la salle de réunion virtuelle et si nécessaire les instructions pour s’y connecter.

• Si certains documents, articles, vidéos ou autres peuvent être décisifs pour votre prospect, n’hésitez pas à les envoyer avant le RDV et suggérez-lui de les consulter. Cela vous fera gagner du temps à vous ainsi qu’à votre client.

• Mettez à l’aise votre client en lui donnant la possibilité de choisir de quelle façon il veut se connecter, ne le forcez pas à rentrer tout de suite avec sa caméra ou son micro allumé. Laissez-lui le temps de se mettre à l’aise et de se préparer (soigner son arrière-plan, ranger la partie de la pièce dans le champ de visio, etc.). Puis, invitez-le à passer en visio.

• Ne regardez pas au plafond ! Gardez toujours un contact visuel avec votre client pour capter son attention et montrer que vous êtes attentif lors de vos échanges.

Le manque de considération, c’est-à-dire le sentiment de ne pas être estimé en tant que personne, est l’un des irritants clients numéro un. Grâce à tous ces conseils, vous montrez bien à votre client que vous lui accordez de l’attention et que vous faites preuve d’empathie à son égard.

La visioconférence est devenue un indispensable pour la réussite de vos rendez-vous commerciaux et le développement du chiffre d’affaires de votre entreprise. Avec tous ces conseils et un peu de pratique (et oui, il en faut bien un peu), vous n’avez plus aucunes raisons de louper vos rendez-vous à distance. Chez Apizee, nous accompagnons quotidiennement nos clients pour les aider à mettre en place ces bonnes pratiques au sein de leur service commercial, n’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus.