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Le travail hybride : le futur de l’organisation du travail
24/02/2022Web Master
Sommaire
La crise sanitaire que nous venons de traverser a bouleversé l’organisation des entreprises et a mis en lumière des nouvelles façons de travailler. Le recours au télétravail s’est imposé comme un moyen indispensable pour diminuer les risques de contamination en entreprise, et même si le retour au bureau a déjà été entrepris par une grande partie des entreprises, il est aujourd’hui évident que nous ne reprendrons pas exactement la même façon de travailler qu’avant la crise. Le travail hybride, savant dosage entre télétravail et travail en présentiel, va de plus en plus devenir la norme pour les entreprises dans de nombreux secteurs d’activité. Dans cet article, nous vous proposons d’explorer les avantages et les inconvénients du travail hybride, ainsi que quelques leviers pour réussir la mise en place de ce nouveau mode de travail.
1. Le travail hybride : un mode de travail plébiscité
La crise sanitaire liée à la pandémie de Covid-19 a bouleversé l’organisation des entreprises. L’arrivée soudaine du coronavirus et la croissance rapide des contaminations a forcé les entreprises du monde entier à mettre en place une organisation du travail réduisant le maximum possible le travail en présentiel et favorisant le télétravail. Pendant cette période, la plupart des entreprises ont eu recours à de nombreux outils de collaboration afin de continuer leur fonctionner de la meilleure manière possible.
La généralisation du travail à distance a profondément changé nos pratiques, mais elle a permis également de mettre en lumière un nombre non négligeable d’avantages liés à cette nouvelle façon de travailler.
De nombreuses études se sont intéressées à ces nouvelles pratiques et ont identifié plusieurs facteurs qui conduiraient les entreprises à adopter un modèle de travail hybride, une fois sorties du contexte de crise sanitaire actuel :
- Selon une étude de McKinsey, une majorité des cadres dans différents secteurs d’activité estime avoir connu des améliorations en termes d’inclusivité, productivité et satisfaction client
- L’étude The Work Trend Index, menée par Edelman Data x Intelligence constate que les salariés demandent plus de flexibilité au travail : 73% des salariés affirment qu’ils pourraient quitter l’entreprise si des options de travail à distance ne sont pas proposées.
- Enfin, certaines études se sont également penchées sur les impacts positifs du travail à distance sur la réduction de nos émissions de CO2. Selon l’Ademe, la généralisation du télétravail permettrait de réduire de 69% le volume de nos déplacements. Cela représenterait près 3,3 millions de déplacements en moins par jour, soit au minimum une réduction de nos émissions de CO2 d’environ 3 300 tonnes aux heures de pointe un jour de semaine.
- D’après une étude d’Atlassian et Paper Giant, 62% des travailleurs français préfèrent le travail hybride, contre 49% dans le reste du monde. Le travail hybride est plébiscité par les Français.
Ainsi, deux ans après que le monde ait brusquement basculé dans l’adoption généralisée du travail à distance, les travailleurs et les entreprises tentent de retrouver un certain sens de la normalité, d’améliorer la qualité de vie et le bien-être au travail et de renouer avec leurs collègues tout en conservant certains avantages du télétravail. Le travail hybride semble donc s’imposer dans les pratiques comme une occasion unique de repenser notre organisation et la façon dans laquelle nous travaillons.
Pour réussir la mise en place d’un mode de travail hybride, il faut comprendre que cela ne se limite pas seulement à mixer le temps de travail au bureau avec du temps de travail à distance. Il s’agit surtout de proposer aux salariés un équilibre flexible entre vie professionnelle et vie privée. Une mise en place réfléchie et anticipée d’un modèle de travail hybride permettra aux entreprises d’améliorer leur productivité et d’encourager l’engagement de leurs salariés.
2. Les avantages et inconvénients d’un modèle de travail hybride
Le travail hybride présente à la fois des avantages et des inconvénients qu’il faut prendre en compte afin de réussir la mise en place de ce type d’organisation.
a. Les avantages
Réduire les coûts
Dans un modèle de travail hybride, il est rare que tous les salariés de l’entreprise soient présents dans les locaux en même temps. Le recours au travail hybride, permet de réduire les coûts d’exploitation des entreprises : loyers, amortissements, chauffage, électricité, maintenance, entretien. Même s’il y a des contreparties, comme par exemple la prise en charge de certains frais liés au travail à distance (frais professionnels, équipements…), à l’heure de faire le bilan, le travail hybride permet de faire des réelles économies pour les entreprises.
Attirer et retenir des talents
La flexibilité au travail permet aux salariés d’équilibrer leur charge de travail et d’améliorer leur satisfaction. Les différentes études sur le sujet, démontrent que le manque de flexibilité devient une raison potentielle pour changer d’employeur. La flexibilité est devenue même un avantage compétitif pour les entreprises dans le contexte d’un marché de l’emploi sous pression. Le travail hybride fait partie d’une de ces formes de flexibilité qui peuvent convaincre vos salariés de rester et d’être satisfaits de leurs conditions de travail.
Le travail hybride permet également d’attirer des profils issus de bassins d’emploi éloignés ou des talents en recherche d’entreprises faisant preuve de flexibilité dans l’organisation du travail.
Améliorer la productivité
Avant la pandémie, dans un bon nombre d’entreprises, le travail à distance était considéré avec méfiance notamment autour de la productivité des salariés. Avec la généralisation contrainte du télétravail, beaucoup de ces entreprises se sont rendues compte qu’il pouvait avoir des impacts positifs sur la productivité des salariés. Un mode de travail hybride permet aux salariés de mieux utiliser et organiser leur temps, de se concentrer davantage lorsqu’ils doivent effectuer des tâches où il est essentiel de ne pas être dérangé.
Nous l’avons vu précédemment, le travail hybride permet également d’améliorer la satisfaction des salariés et il n’est pas à prouver qu’un salarié satisfait de son cadre de travail sera moins stressé et travaillera mieux.
b. Les inconvénients
Une mise en place plus complexe du travail en équipe
Les tâches ayant besoin d’être accomplies en équipe sont plus faciles à mener au bureau, car les salariés peuvent interagir et partager leurs idées de façon beaucoup plus simple et rapide. Le manque d’interactions en présentiel peut aussi diminuer le sentiment d’appartenance à la culture de l’entreprise. Les outils collaboratifs peuvent néanmoins aider à améliorer le travail d’équipe dans un cadre de travail hybride.
Un manque d’équité entre les salariés
Le travail hybride n’est pas choisi par tous les salariés, une partie d’entre eux peuvent privilégier le travail en présentiel et être plus présents au bureau que certains de leurs collègues. Cette situation peut créer des inégalités dans l’expérience employé et donner à certains salariés un sentiment d’exclusion ou de solitude. Le succès du travail hybride dépendra de la capacité de votre entreprise à offrir une expérience équitable de la collaboration.
Des difficultés d’organisation
Le travail hybride implique la nécessité d’organiser la présence des salariés au bureau. Une mauvaise organisation peut mener à des difficultés de disponibilités des bureaux et des salles de réunion ainsi qu’à des problèmes de communication lorsqu’il s’agit d’organiser des temps de présence qui favorisent les échanges entre les équipes.
Des problèmes de sécurité
Avec l’essor du travail hybride, les attaques informatiques sont en hausse. Selon une étude de Tanium en 2020, 90% des entreprises ont subi des cyberattaques, des risques à prendre au sérieux pour les entreprises. Ces risques sont d’autant plus accrus, lorsque l’on sait que les salariés en entreprise utilisent de plus en plus de solutions cloud et se connectent aux réseaux de l’entreprise avec des appareils ou des logiciels non certifiés ou non autorisés par l’entreprise.
3. Les leviers pour réussir la mise en place du travail hybride
L’organisation du travail
L’organisation du travail hybride suppose d’organiser la flexibilité proposée aux salariés. Le travail hybride implique une coexistence entre des salariés au bureau et des salariés à distance, une alternance entre le temps en présentiel et le temps en distanciel pour une partie des salariés, un degré de flexibilité sur les jours de présence obligatoire, des différences d’horaires de travail, etc. L’organisation du travail hybride ne va pas seulement se limiter à la gestion des plannings. Il s’agit aussi et surtout de mettre en place une organisation favorisant la communication entre tous les interlocuteurs, de privilégier des outils favorisant la planification et le travail en équipe, de définir les tâches qui peuvent se faire en télétravail et celles qui demandent d’être au bureau et faire en sorte de favoriser la collaboration indépendamment du contexte, du lieu de travail ou du rôle dans l’entreprise.
Des nouvelles formes de manager et de communiquer
Le travail hybride implique la mise en place de nouvelles formes de management beaucoup moins verticales et de prendre en compte de façon efficace les souhaits des salariés. Pour réussir la mise en place du travail hybride, les entreprises peuvent s’appuyer sur des solutions de communication et de collaboration, mais les solutions logicielles ne suffisent pas à transformer de façon durable et efficace le modèle de travail. Il faut accompagner cette conduite du changement par une transparence dans la communication à tous les niveaux et par la création d’une culture d’entreprise mettant au centre le facteur humain, favorisant la proximité, encourageant le sentiment d’appartenance à l’entreprise et reposant sur une culture de confiance.
La visioconférence : outil indispensable du travail hybride
Les outils numériques deviennent de plus en plus courants dans les entreprises et notamment les plateformes et outils de collaboration : outils de messagerie instantanée, plateformes de visioconférence, outils de réservation des bureaux et des espaces de travail, calendriers partagés, outils de suivi et gestion de projets, etc. Tous ces outils doivent permettre de rassembler les équipes indépendamment de leur lieu de travail.
Parmi ces outils, la visioconférence s’est imposée comme le plus important facilitateur de la collaboration d’entreprise. Elle permet de maintenir la communication entre les équipes et d’améliorer la compréhension. La visioconférence a aujourd’hui trouvé sa place en entreprise grâce à la richesse des interactions qu’elle permet et à sa facilité de mise en place. Aujourd’hui, dans les grandes entreprises, 71% des collaborateurs déclarent utiliser la visioconférence quotidiennement. Concernant le renforcement de l’esprit d’équipe, la visioconférence s’avère bien plus efficace que des canaux de communication comme le téléphone, le mail ou le chat. L’utilisation de la visioconférence peut aller au-delà de la collaboration interne. Elle peut également favoriser les échanges avec des clients ou des prestataires externes tout en limitant les déplacements ainsi que créer des liens plus forts qu’avec le téléphone.
Afin d’éviter des risques de sécurité liés à l’utilisation de solutions de visioconférence, il est important de mettre en place des bonnes pratiques pour sécuriser au maximum les sessions de visioconférence en entreprise. Cela passe par :
- Le choix d’une solution gérant correctement l’utilisation des données personnelles
- L’utilisation d’une solution permettant de sécuriser l’accès à la visioconférence par des modes d’authentification fortes (identifiant et mot de passe, double authentification pour les réunions sensibles…)
- La sécurisation du partage des fichiers
- Le choix d’un mode d’hébergement adapté : même si l’hébergement en mode SaaS est le plus courant, pour certaines entreprises, il pourra être judicieux de recourir à une solution de visioconférence permettant l’hébergement dans sa propre infrastructure
- La sensibilisation des collaborateurs aux risques de sécurité et aux bonnes pratiques pour les sessions de visioconférence
- La vigilance lors des sessions de visioconférence dans l’espace public (train, espaces de coworking, aéroports, gares, etc.)
Même si le travail hybride représente des nouveaux défis pour les entreprises, il implique également des avantages. Pour réussir sa mise en place, les outils collaboratifs comme la visioconférence jouent un rôle important. N’hésitez pas à contacter nos équipes pour savoir comment les solutions de visioconférence proposées par Apizee, vous permettent de proposer une expérience de collaboration optimale et de faciliter l’organisation du travail hybride sans faire de compromis sur le niveau de sécurité exigé pour les usages en entreprise.
